Nous accumulons tous au fil du temps des documents liés à notre vie professionnelle, personnelle, administrative ou fiscale. Ces papiers – parfois jugés encombrants – jouent pourtant un rôle essentiel. Ils servent de preuves pour faire valoir vos droits. Nos assistantes sociales font le point avec vous.
1/ Pourquoi conserver ses documents ?
La conservation des documents administratifs est essentielle pour faire valoir vos droits, justifier d’une situation ou répondre à une demande de l’administration. En cas de contrôle fiscal, de litige avec un employeur ou une caisse de retraite, ou encore pour faire une réclamation, disposer de ses justificatifs est indispensable.
Cela concerne l’ensemble des citoyens, mais les salariés, fonctionnaires et libéraux ont des spécificités liées à leur statut : bulletins de paie, relevés de carrière, contrats de travail, justificatifs d’honoraires et de comptabilité, etc. Beaucoup d’entre eux vous sont demandés par nos assistantes sociales lors de votre accompagnement social.
2/ Les durées légales ou recommandées de conservation*:
| Type de document | Durée de conservation | Public concerné |
| Bulletins de paie | À vie | Salariés/Fonctionnaires |
| Contrats de travail/Attestations employeur | À vie | Salariés/Fonctionnaires |
| Relevé de carrière ( retraite) | À vie | Tous |
| Déclaration d’impôts/Avis d’imposition | 3 ans ( minimum) | Tous |
| Justificatifs de paiement d’impôts | 3 ans | Tous |
| Factures énergie, eau, télécoms | 5 ans | Tous |
| Quittances de loyer | 3 ans ( si locataire) | Tous |
| Titres de propriété ( immobilier) | À vie | Tous |
| Relevés bancaires ( personnels ou professionnels) | 5 ans | Tous |
| Factures d’achats ( biens personnels durables) | Pendant la garantie+ 2 ans | Tous |
| Documents liés à un sinistre ( assurance) | 2 ans ( plus si litige) | Tous |
| Document de carrière dans la fonction publique ( nomination, avancement, notations, etc…) | À vie | Fonctionnaires |
| Justificatifs de cotisations sociales ( URSSAF, CARMF, CARPIMKO, CARCDSF, CAVP, etc…) | 6 ans | Libéraux |
| Déclarations de TVA, BIC/BNC, factures clients/fournisseurs | 6 à 10 ans | Libéraux |
| Factures d’achat et de vente ( professionnel) | 10 ans | Libéraux |
| Fichier des écritures comptable ( FEC) | 6 ans | Libéraux |
| Feuilles de présence et pouvoirs ( société) | 3 derniers exercices | Indépendant exerçant en société |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices | Indépendant exerçant en société |
LE SAVIEZ-VOUS ?
Que risque-t-on si on jette un document trop tôt?
Vous risquez de ne pas pouvoir prouver vos droits (ex. : erreur de retraite, conflit employeur, absence de preuve de paiement, etc.). Cela peut entraîner des retards, des litiges, voire des pertes financières.
Est-ce que les copies numériques suffisent ?
Oui, si elles sont lisibles, complètes et conservées dans de bonnes conditions. La loi reconnaît la valeur probante des documents dématérialisés dans de nombreux cas, surtout s’ils sont signés électroniquement ou archivés selon des normes (NF Z42-013).
Que faire en cas de perte d’un document important (ex. bulletin de paie) ?
Vous pouvez demander un duplicata à l’employeur, à l’URSSAF ou à l’administration concernée. Toutefois, la délivrance n’est pas garantie, d’où l’importance de conserver ses originaux.
Existe-t-il des solutions sécurisées de conservation numérique ?
Oui, des solutions du type coffre-fort numérique (service bancaire, Digiposte, etc.), clouds sécurisés, ou encore des solutions professionnelles pour les libéraux.
Peut-on jeter ses documents une fois la durée légale passée ?
Oui, sauf s’ils peuvent encore vous être utiles (ex. : preuve d’achat pour assurance, contestation, succession). Il est prudent de garder à vie les documents liés à la carrière, à la retraite et à l’immobilier.
Les bonnes pratiques:
- Numériser ses documents
- Organiser un classement par thème
- Mettre à jour chaque année ses archives
- Utiliser un coffre fort numérique
Comment l’assistante sociale du travail peut vous aider?
En toute confidentialité, votre assistante sociale du travail vous écoute, vous informe, vous accompagne dans les démarches et vous soutient dans toutes les étapes de votre vie professionnelle et privée.
Les assistantes sociales de Prestasocial sont à votre disposition en contactant notre Hotline Sociale ou lors de leurs permanences dans votre entreprise. N’hésitez pas à prendre contact avec elles.
